Wali Murid Kirim Pasfoto Digital untuk Kartu Ujian Siswa via WhatsApp Web
s2dikdas.fip.unesa.ac.id, Surabaya — Menjelang pelaksanaan Asesmen Sumatif Akhir Semester, kesibukan administrasi di ruang Tata Usaha (TU) biasanya memuncak, terutama terkait pencetakan Kartu Peserta Ujian yang wajib menyertakan foto siswa terbaru. Belajar dari pengalaman tahun-tahun sebelumnya di mana pengumpulan pasfoto fisik ukuran 3x4 seringkali memicu drama—mulai dari foto yang hilang, tertukar, hingga kualitas cetakan yang buram karena terkena lem—tahun ini pihak sekolah menerapkan kebijakan paperless yang efisien. Panitia ujian meminta wali murid untuk mengirimkan file foto digital anak mereka yang dipotret menggunakan ponsel pintar masing-masing melalui layanan WhatsApp Web yang dikelola oleh operator sekolah.
Proses pengumpulan ini dirancang sangat sederhana namun efektif untuk memudahkan orang tua yang sibuk bekerja. Operator sekolah menyiagakan satu unit komputer khusus yang membuka WhatsApp Web seharian penuh untuk menerima kiriman foto. Orang tua cukup memotret anak mereka di rumah dengan latar belakang tembok polos atau kain berwarna merah/biru, lalu mengirimkannya ke nomor layanan sekolah dengan menyertakan nama lengkap dan kelas. Di layar monitor komputer yang lebar, operator dapat langsung mengunduh foto tersebut, melakukan pemangkasan (cropping) agar proporsional, dan menyesuaikan pencahayaan jika foto yang dikirim terlalu gelap, tanpa harus memindai (scan) foto fisik satu per satu yang memakan waktu lama.
Penerapan metode pengiriman via WhatsApp Web ini terbukti memangkas waktu kerja panitia hingga separuhnya. Jika sebelumnya panitia harus menggunting ratusan lembar foto fisik dan menempelkannya secara manual di kartu ujian yang melelahkan tangan dan mata, kini foto digital tersebut langsung terintegrasi ke dalam aplikasi cetak kartu otomatis (mail merge). Risiko foto terlepas dari kartu ujian saat distribusi ke siswa pun hilang sepenuhnya. Selain itu, kualitas foto di kartu ujian menjadi jauh lebih tajam dan jernih karena menggunakan file asli dari kamera digital, membuat siswa merasa lebih bangga dan percaya diri saat meletakkan kartu ujian mereka di atas meja.
Komunikasi dua arah melalui WhatsApp Web juga memungkinkan operator memberikan umpan balik instan (real-time feedback) jika ada foto yang tidak memenuhi standar. Misalnya, jika ada orang tua yang mengirim foto anaknya sedang memakai kaos oblong santai, operator dapat langsung membalas pesan tersebut dengan sopan meminta foto ulang menggunakan seragam sekolah lengkap. Proses revisi ini berlangsung dalam hitungan menit tanpa harus menunggu esok hari seperti metode konvensional. Fleksibilitas ini sangat membantu orang tua agar tidak perlu bolak-balik ke studio foto profesional yang memakan biaya, cukup memaksimalkan kamera ponsel mereka.
Langkah digitalisasi sederhana ini mendapat respons positif dari komite sekolah karena dianggap ramah lingkungan dan hemat biaya. Tidak ada lagi limbah kertas foto yang terbuang percuma dan orang tua tidak perlu mengeluarkan uang cetak foto. Sekolah dasar ini membuktikan bahwa transformasi digital tidak harus selalu menggunakan aplikasi canggih yang mahal, tetapi bisa dimulai dengan mengoptimalkan penggunaan alat komunikasi sehari-hari seperti WhatsApp Web untuk mempermudah urusan birokrasi sekolah yang rumit menjadi ringkas dan menyenangkan.
###
Penulis: Maulidia Evi Aprilia
